广东省体育局公文处理办法
(粤体办［2002］03号 2002年9月3日)


第一章 总 则
　　第一条 为使广东省体育局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和质量，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》、《国家体育总局公文处理办法》和《广东省人民政府办公厅公文处理实施细则》，结合体育局工作实际，制定本办法。
　　第二条 广东省体育局的公文，是广东省体育局在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
　　第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。
　　第四条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
　　第五条 广东省体育局各级领导应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强本单位公文处理工作的领导和检查。
　　第六条 局办公室是省体育局公文处理工作的管理部门、主管机关并负责直属单位的公文处理工作。各处室文秘人员和直属单位的办公室，负责本部门的公文处理工作。是省体育局公文处理工作的办事机构，具体负责公文的上报下发、收发文件、印章的使用，文件编号、整理、归档、保管利用、鉴定、销毁、打印等管理工作。
　　第七条 公文处理坚持自上而下，分级负责、职责明确、集体办文的原则，其过程主要包括收文、分办、办理、呈送、核稿、审批、发文、督办、反馈、归档等环节。
第二章 公文种类
　　第八条 公文种类有：
　　(一)决定
　　对重要事项做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。用“决定”。
　　(二)通知
　　转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，用“通知”。
　　(三)通报
　　表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。用“通报”。
　　(四)报告
　　向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，用“报告”。
　　(五)请示
　　向上级机关请求指示、批准，用“请示”。
　　(六)批复
　　答复下级机关的请示事项，用“批复”。
　　(七)意见
　　对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。
　　(八)函
　　不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用“函”。
　　(九)会议纪要
　　记载、传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。
第三章 公文格式
　　第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、附件说明、附注、附件等部分组成。
　　(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
　　(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
　　(三)发文机关标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
　　(四)发文以各处室、直属单位为单位统一发文字号。发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
　　(五)上行文应当首页注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
　　(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
　　(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
　　(八)公文如有附件，应当注明附件和名称。
　　(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
　　(十)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
　　(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
　　(十二)公文应当按1997年12月修订的《国务院公文主题词表》标注主题词。
　　(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范简称、统称。
　　(十四)文字从左至右横写、横排。
　　第十条 公文中各组成部分的标识规则，参照《广东省人民政府办公厅公文格式样本》执行。
　　第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210MM×297MM)，左侧装订。
第四章 行文规则
　　第十二条 行文应当确有必要，注重效用。
　　第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
　　第十四条 行文
　　(一)向省政府、国家体育总局的请示、报告和向本省各市(区、县)体育局下发的重要的决定、通知、通报等以广东省体育局名义行文。
　　(二)广东省体育局(办公室)在本职权范围内可与省内各厅、局单位(办公室)或各地县(市)体育局相互行文，可向各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆建设兵团体育局(办公室)行文。
　　(三)除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，广东省体育局一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应当报请省政府批转或由省政府办公厅转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报请省政府批准，并在文中注明经省政府同意。
　　第十五条 广东省体育局内设机构除办公室外，不得向体育系统及体育系统以外的其他机关正式行文。即：各处室、直属各单位不得直接向省政府、国家体育总局有关厅、局和各市、县(区)体育局和各行业发政策性和规范性文件，也不得代省体育局审批下达一些应该以体育局名义审批下达的事项。与各地市体育局的业务部门进行一般性业务工作联系，确需行文时，只能以“函”的形式行文。
　　第十六条 联合行文
　　(一)广东省体育局可以会同广东省各厅、局有关部门联合行文。
　　(二)联合行文应当明确主办单位。行政机关联合行文，主办机关排列在前，行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体等联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。
　　(三)属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
　　(四)广东省体育局各职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，应责令其纠正或撤销。
　　(五)“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
　　“报告”不得夹带“请示”事项。
　　第十七条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
　　第十八条 受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章 发文办理
　　第十九条 发文办理指以单位名义制发公文过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
　　第二十条 草拟公文应当做到：
　　(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
　　(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
　　(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
　　(四)拟紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
　　(五)人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
　　(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。
　　(七)应当使用国家法定计量单位。
　　(八)文内使用非规范简化，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
　　(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须合作汉字外，应当使用阿拉伯数字。
　　第二十一条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
　　第二十二条 向上级机关报请领导同志讲话或题词，报请上级机关的批复、转发文件，报文单位在报文时应代拟出讲话稿或若干题词条目及批复、转发文稿。
　　第二十三条 核稿
　　公文送负责人签发前，各部门负责人应认真核稿，并明确签署意见、姓名和核稿日期，最后送办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等，内容有修改的，报文单位改排清样后正式呈报。
　　第二十四条 签发
　　(一)各级领导应当认真审批公文。主批人应当在签发栏中明确签署意见、姓名和审批日期，其它审批人圈阅视为同意。
　　(二)广东省体育局向省政府、国家体育总局的请示、意见、报告，由局长、党组书记或者主持工作的副局长签发；以广东省体育局名义制发的下行文或平行文，由分管领导签发，分管领导认为需经局长、党组书记审签时，应另加签注。直属单位上报广东省体育局的请示、意见、报告，由单位主要负责人或者主持工作的其他负责人签发。
　　(三)联合行文一般由主办单位首先签署意见，其他单位依次会签。一般不使用复印件会签，会签栏内的单位级别应当对应。
　　第二十五条 复核
　　公文正式印制前，应当由办公室进行复核。
　　(一)复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
　　(二)复核分工
　　1、办公室负责以广东省体育局名义印发的上行文、平行文和下行文的复核工作。
　　2、各处室及直属单位负责人以本单位名义印发的文件的复核工作。
　　第二十六条 公文由承办单位负责终校。校对人员要严格通校文字、标点及公文格式，做到准确无误。
　　第二十七条 缮印
　　公文应严格按照《国家行政机关公文处理办法》中规定的公文格式的要求印制，公文印制应当整洁、美观，份数准确。
　　第二十八条 用印
　　公文应当加盖印章，用印前应当对公文进行全面审核，不得在文件的空白页上盖章。
　　第二十九条 分发
　　(一)上报省政府、国家体育总局的公文由办公室登记后发出；其他公文由承办单位登记分发。
　　(二)封发公文要做到准确、安全。书写信封要清晰、规范。
　　(三)秘密文件应当注明秘密等级，绝密文件要在信封封口处加密封条或加盖密封章；利用计算机、传真机等传递秘密公文，必须采用加密装置。
第六章 收文办理
　　第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
收文工作分工：
　　(一)送到广东省体育局文件、电报、信函，由保密室登记、分发、催办；送局领导的文件由办公室办理。领导亲收件交本人收拆(授权他人代拆者者除外)
　　(二)送各处室、直属单位的文件、电报、信函，由各处室、直属单位的办公室指定文秘人员负责登记、分发、催办。
　　境外寄送给我局和全国各体育社会团体的函、电，由局办公室或者行使相应职能的部门收拆。
　　(三)收文登记包括编号、收文日期、来文机关、来文字号、标题、附件、份数、签收，紧急公文、电报应当注明交接时间。
　　(四)省体育局领导或其他人员参加重要会议领取的会议文件、资料，会后应送回保密室登记、保存。因工作需要留用，须办理借阅手续。
　　第三十一条 收文审核
　　收到需要办理的公文，办公室应当进行审核。各处室、直属单位收到送省体育局的文件，或不属于本部职能范围的文件应先交由办公室审核。审核的重点是：是否应由本部门办理，是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
　　第三十二条 分办、承办
　　(一)经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应当根据各部门的职责范围和文件内容及时提出分办意见，分送业务主管部门办理；重要公文需先送主管领导阅批后，再送有关业务部门办理。
　　(二)需要两个以上部门共同办理的公文，应当明确主办部门；文件内容所涉及的职责暂时无法界定的，由办公室与有关部门协商后提出主办部门，再送有关业务部门办理。
　　(三)紧急公文，应当明确办理时限，特急件随到随办；急件应在1—2个工作日办理完毕。
　　(四)经审核，对不符合本办法有关规定的公文，经办公室负责人批准后，应及时退回呈送单位或交办部门并说明理由。
　　第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。各直属单位需要审批答复的公文，应当在5个工作日办理完毕；各市(区、县)体育局及其它单位需要办理答复的公文，应当在7个工作日办理完毕；紧急公文应按时限要求办理，如不能按规定期限办理完毕的，须向主管领导报告，必要时应当向报文单位说明情况。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
　　第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文，由各单位办公室或经办人员提出拟办意见，送部门负责人批示后办理。承办部门或人员收到批办文件后，要及时按领导批示的意见抓紧办理。承办结果要在“文件处理表”上登记办理情况，退局办公室审定后存档。
　　第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如不能取得一致，可以报请上级机关协商或裁定。
　　第三十六条 审批收文时，对具有请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。
　　第三十七条 对送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
　　第三十八条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理归档。
　　个人不得保存应当归档的公文。
　　第三十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理归档，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
　　第四十条 联合办理的公文，原件由主办机关整理归档，其他机关保存复印件或其他形式的公文副本。
　　第四十一条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关整理归档。
　　第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。机关各处室在第二年三月份前向局档案室移交文件。
　　第四十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
　　第四十四条 广东省体育局各直属单位、各中心的文件材料，由各单位指定专(兼)职人员负责归档、保管。如单位撤并，需向局办公室转交本单位档案。局办公室负责监督、指导各单位的档案工作。
　　第四十五条 各直属单位、各中心查阅局机关档案材料，须出具本单位介绍信。
第八章 公文管理
　　第四十六条 公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。
　　第四十七条 办公室负责建立健全本局公文处理的有关制度。
　　第四十八条 公文运转过程中，办公室必须加盖收文章，由办公室或承办部门按程序传递签收，严格履行登记手续。
　　第四十九条 公文在处理过程中统一使用“公文处理专用夹”，紧急公文和密级文件要有明显的标识。
　　第五十条 上级机关的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，其他密件需经局保密领导小组批准同意后，方可翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
　　第五十一条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
　　第五十二条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。
　　第五十三条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
　　第五十四条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密文件(含密码电报)应当进行登记。
　　第五十五条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，还需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。
　　工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
　　第五十六条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第九章 附 则
　　第五十七条 本办法自2002年8月1日起施行。1996年11月18日起施行的《广东省体委办文制度》同时废止。