广东省体委办文制度
(1996年11月18日省体委发布)
为提高机关办文质量和工作效率，使省体委公文处理工作规范化、制度化，根据有关规定，制定本制度。
一、办文目的、要求
(一)省体委的公文(包括电报，下同)，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
(二)办公室是省体委公文处理工作的管理部，主管体委机关并负责指导直属单位、体育协会的公文处理工作。各处室的文秘人员和直属单位的办公室，负责本部门的公文处理工作。
(三)公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
(四)公文处理工作要贯彻“党政分开”的原则。
(五)在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。
二、公文种类
(一)决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排。
(二)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需耍周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
(三)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(四)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
(五)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(六)批复
适用于答复下级机关请示事项。
(七)函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
(八)会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
三、公文格式
公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
(一)发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
(二)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。密级的划分标准按(体育工作中国家秘密及其密级具体范围的规定)执行；保密标识为，“★”，“★”前标密级，“★”后标保密期限，在文件首页左上角位置印刷；密级公文应当标明份数序号。
不属秘密文件，内容又不宜对外公开的，应当在文件右上角适当位置注明“内部文件”。
(三)紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
(四)发文统一编发文字号(筋称文号，以下同)。文号包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关文号。
省体委发文代号种类：
1、省体委党组文件，代字号“粤体党”，内容主要是体委党纽的重要决定、工作报告、请示、批复及会议纪要。
2、省体委文件，代字号“粤体”，主要内容有：
①省体委向省政府、国家体委的请示、报告；
②省体委的工作计划(部署)、总结及对重要问题的决定；
⑤省体委重要会议纪要。
3、其它代字号文件
(1)“粤体办”，根据授权答复来函和下级的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，向上级机关报告、请示工作，印发机关文秘、行政傍理和会议等有关事项的文件。
(2)“粤体群”主要印发群众(社会)体育工作的发展规划和有关法规、制度、措施及群众体育竞赛活动等文件。
(3)“粤体训”主要印发承办全国及全省性体育运动项目竞赛，运动员选材、集训，报批运动员和裁判员等级，教练虽、裁判员培训以及业余训练等有关工作的文件。
(4)“粤体综”主要印发有关优秀运动队运动项目的设置、布局和管理，体育科研，参加全国以上综合性运动会名项组织工作的文件、统计报表等。
(5)“粤体外”主要印发出访及出国参赛运动团队报批及外事工作接待通知、工作报告、方案、总结等文件。
(6)“粤体计”主要报送省体育事业发展计划(规划)、经费预决算，基建项目、器材设备中报等有关文件。
(7)“粤体人”主要印发省体委人事任免，干部培训、考核，职称评审，安全保卫和优秀运动员招调、分配、转干等工作的文件。
(8)“粤体直机”主要印发省体委直属机关党团委、工会、妇女、计生等工作报告、请示、工作安排、决定、批复，政治思想教育工作等文件。
(9)“粤体监”主要印发省体委监察、纪检、审计等工作的文件。
(10)“粤体营”主要印发体育经营管理、监督工作和省体育基金会的文件。
(11)“粤体公”主要印发体育集资、旅游等工作的文件。
(12)“粤体史”主要印发体育史料编印工作的文件。
(13)“粤体总”主要印发省体育总会的工作计划、总结、工作报告和有关事项的文件。
(14)“粤体协”用于轩体育运动单项协会举办竞赛、召开会议、布置工作以及工作总结、报告等业务性的文件。
(15)《体育工作简报》
(五)上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。
(六)公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关。并准确标明公文种类。标题中一般不用书名号和标点符号。
(七)主送机关，是指报告、请示的领导机关或者要求执行的机关；协助执行或者需要知道公文内容的机关为抄送机关。
(八)公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前，注明附件顺序和名称。
(九)公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主报机关加盖印章，并在首页注明会签单位的签发人姓名。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。
(十)成文时间，以领导人签发的日期为准；联合发文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。
(十一)文件参照《公文主题词表》标注主题词
(十二)公文用纸、用笔
1、文字从左至右撰写、横排。公文用纸规格一般为16开型(长260毫米、宽184毫米)；也可采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。左侧装订。
2、起草上报下发的文件(含省体委与有关单位联合行文)，文稿首页用“公文稿纸”，首页以后用专用稿。
3、各处、室向委领导请示、报告工作，处室之间商洽工作，首页用“呈批表”。
4、直属单位向省休委请示、报告工作，首页用印有本单位名称的公文纸行文。
5、所有收文，用“文件处理表”。
6、工作人员接到外来电话，电话内容需要省体委办理或知道的事项，用“电话记录”纸记录，并及时呈办公室领导阅批。
7、会议记录用“会议记录”纸。
8、起草、签发文件一律用钢笔或黑色签字笔。
四、行文规则
(一)向省委及其部门的请示、报告，作出重要工作部署、通知重要事项、任免干部等党组决定的重大事项，以省体委党组名义行文。
有关党务工作的公文处理按照中办发(1996)14号《中国共产党机关文公处理条例》执行。
(二)向省政府、国家体委的请示、报告和向市、县(区)体委下发的决定、重要通知、通报，发布规章制度等以省体委名义行文。对市、县(区)体委的重要行文，应当视文件内容，分别发给有关处(室)和抄送当地人民政府。
(三)省体委在所属的职权和业务范围内，可与省政府各厅、局互相行文；也可以根据授权和职权规定，向上级或者下级人民政府行文。
(四)凡属既定方针、政策内的具体规定、通知和日常行政事务等，用办公室名义行文。
(五)各处和直属单位、体育社会团体不得直接向省政府、国家体委、省有关厅、局和各市、县(区)人民政府及体委行文。可与国家体委主管业务部门、省有关厅、局和各市、县(区)人民政府及体委内相应的业务部门进行具体业务工作的商洽或者答复有关业务问题。
(六)同境外对口协会、联合会联系业务，同国内群众体育组织商洽或者答复有关业务问题，应当以体总或各单项协会名义行文。
(七)各处、室就业务问题可与直属单位直接行文。
(八)部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，办公室领导有权责令纠正或撤销。
(九)省体委、办公室可与同级政府、政府部门、党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文；各处室就业务工作可与同级政府部、人民团体、行使行政职能的事业单位的业务部门联合行文；行使行政职能的事业单位可以就业务工作与同级业务部门联合行文。
五、办文程序
公文办理分收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、签发、把关、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
(一)收文
1、机关通讯员每天按时到文件交换站领取本单位的文件材料，并即登记信封号，按时将文件送回保密室，办理交文签收手续。通讯员因公务或特殊情况离岗期间，由办公室负责指定专人替代。
2、送省体委、办公室及省体总的文件、电报、信函(含境外哿来)等，由保密员拆封、登记后送负责阅文的主任科员，根据文件内容和缓急程度提出拟办意见，该员不在时，由办公室主任另指定专人阅文。保密员直接送办公室主任阅处。
3、直接寄、送给省体委领导同志的文件，需送保密室登记。
4、送各处、室的文件、电报、信函等，由各业务部门指定文秘人员负责登记、分发、催办。
5、承办部门或人员收到批办的文件后，要及时按领导批文的意见抓紧办理。承办结果要在“文件处理表”上登记办理情况，并将文件退回保密室存档。
6、省体委领导和部门负责同志外出开会领取的上级会议文件、资料，会后应送回保密室登记、保存。囚工作带要留用，须办理借阅手续。
7、保密室每年定期清理文件，一般每月检查一次；每半年对下发直属单位的密级文件进行一次清退。当年的文件、材料于翌年一月底前移交档案室。
(二)发文
1、审核、签发：
①省体委党组文件由党组成员或办公室及党组领导指定的处室拟稿，由党组书记签发。书记不在时，由副书记签发。
②省体委向省政府、国家体委及省长、国家体委领导的请示、报告，向市、县(区)体委及省体委系统印发的重要文件和规章制度，除起草部门负责同志核稿外，还需交办公室负贵人审核后由体委主任或主管副主任签发。
③由各部门起草以省体委名义印发的属于业务性文件，经承办部门负责同志审阅、核稿，送分管该项工作的体委领导签发。
④已经委领导批准和委办公会议通过的事项需要以省体委名义行文的，由办公室负责同志签发。
⑤以办公室名义行文，办公室起草的，由办公室主任或副主任签发；各处起草的，各部门负责同志核稿后，由办公室负责同志签发。
⑥直属单位以省体委、办公室名义行文，应当将代拟稿连同有关文件一并报省体委办公室审批。
⑦以各处、室名义发文，由本部门负责同志签发，送办公室编文号后付印。
⑧以省体总或各单项运动协会名义发文，经体总或各单项运动协会秘书长以上负责人签发。
⑨已经领导签发的文件，内容如需改动，须经原签发人再行审阅。
⑩不得擅自以领导同志名义或者以领导同志口气写批示。不得仿照领导同志笔迹代“签字”。如领导同志有口头交代，经办人员应当在公文稿纸上注明。
2、打印、校对、封发：
凡以省体委党组、省体委、省体总、省体委办公室名义起草的文件，以及全省性会议的文件材料，经主管领导签发，在办公室统一编文号，由打字室打印，具体要求按《机关公文打印、复印有关规定》[粤体办(1996)48号]执行。打好的文件校对稿由拟稿人校对。
拟稿入对打好的文稿必须认真细致地进行校对，修改符号要规范、正确，修改的文字要清晰。不能用铅笔修改、校对文件。文件校对完毕送打字室印刷前，校对人应在文稿上签名、署日期，以视负责。
文件在打字室打印装订后，属内部行文的文件，由承办处室负责分发；对外发送的文件，由承办处室分装信封后交通讯员邮寄或交换。
3．发文要求：
①各类发文和《体育工作简报》经领导鉴发后，需在办公室统一编文号才付印。
②文件、刊物、报表、简报等各类文字材料付印后，须将文稿连同打印件两份送保密室归档保存。
③请示、报告、通知及其它公文、承办件，均由承办部门做好督办、催办工作。
六、阅文制度
(一)体委领导和各部门负责人阅文，由保密员按文件内容急缓、轻重分类，分别送到各位领导和处室有关负责同志，下班前十五分钟收回保密室。阅文的同志每阅完一份文件要署上自己的姓名。
(二)密级以上文件不得摘抄、复印，确因工作需要，须经制发机关或省体委保密委员会负责人批准。复印密件必须在打字室进行，并在保密室履行登记签收手续，用完须送回保密室注销。严禁复印、摘录密码电报、绝密级文件。
(三)任何人在阅文时不得随意抽取、留用文件，因工作需要暂时留用文件时，需在保密室办理借阅手续。
(四)阅文须在办公室内进行，如因事离开办公室，应当将文件妥善保管好或送回保密室。
七、印章的管理
I、省体委党组、省体委、省体总、省体委纪检组、省体委办公室、省体总秘书处、省体委证明专用章等印章由保密室保管。
使用体委党组印章需经党组书记、副书记同意；使用省体委、省体总印章，需经体委、体总领导同意；使用纪检组印章须经纪检组长同意；使用办公室、体委证明专用章、体总秘书处的印章，需经办公室负责同志同意。
2、省体委直屈机关党委印章由党委办保管，使用该印章需经直属机关党委正(刚)书记同意。
3、各处室及单项运动协会印章，由各部门指定文秘人员(秘书)负责保管，使用部门印章需经本部门负责同志同意。
4、用印要进行登记(含公务事项、用印时间、审批领导)，用印人要签名。
八、文件立卷、归档和销毁
(一)文件办理完毕，承办人或主管人员应当根据文书立卷归档的有关规定，将文稿、正本和有关材料一起送档案室立卷。具体要求按《广东省体委文书档案立卷归档办法》执行。
(二)省体委领导和各处室、直属单位、各单项运动协会在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料都必须立卷归档(包括照片、录音带、录像带、软盘、宜传品、奖品及印模等非纸质材料)任何个人不得据为已有。
(三)联合办则的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
(四)公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管存档。
(五)没有查找利用价值的文件材料，经鉴别和主管领导批准，履行登记手续后，可定期销毁。
广东省体委办文制度