为使广东省体育局档案管理逐步实现规范化、制度化和科学化，更好地为机关工作服务，根据中央、国务院办公厅印发的厅发[1983]64号《机关档案工作条例》和省档案局印发的粤档{1996]17号《广东省实施<机关档案工作业务建设规范>细则》，特制订本办法。
一、机关档案工作的性质、机构和任务
（一）机关在工作活动中直接形成的各种门类和载体的全部档案，是本机关工作活动的历史记录，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是国家的宝贵财富。必须由机关的档案机构或档案工作人员负责进行综合管理。
（二）档案工作是机关工作的组成部分，是国家档案工作的基础，各单位必须加强对档案工作的领导，将其列入工作计划，统筹安排。
（三）省体育局设立综合档案室，配备专职干部，在现有条件下，采取集中和分级管理相结合的原则，对本局全部档案实行综合管理。档案日常工作由办公室领导，业务受省档案局和国家体育局档案部门的监督和指导。体育局各处室要指定专人负责本部门的文件材料收集、归档工作。
（四）综合档案室的任务
1、认真贯彻执行党和国家及档案行政管理部门有关档案工作的方针、政策、法规、规定。
2、制订本机关或本系统档案工作计划、管理办法、规定等。
3、负责组织和指导本机关文书档案以及重大国际、国内大赛档案材料的收集、整理分类、归档工作。
4、负责省体育局全部档案的综合管理，做好档案的收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁工作。
5、负责对机关各部门和直属单位的档案工作进行监督和指导。
6、定期向上级档案部门移交永久性档案。
二、综合管理及归档办法
凡属省体育局及各处室形成的各种门类、载体的档案，由机关综合档案室集中统一管理。
（一）文书档案，指省体育局在行政管理、业务指导及召开或参加各种会议等工作活动中形成的具有保存价值的文件、材料。
归档办法：以局名义的发文，在保密室盖印后留二份正文连同领导签发件、定稿存保密室归档；以各处室名义的发文，当年形成应归档的文件，由部门指定人员负责收集、分类，于文件印发后留二份正文连同领导签发件、定稿交保密室归档（等条件成熟，由综合档案室指导各部门归档；组成的案卷经档案员检查符合归档要求后，移交综合档案室）。
省体育局召开的全省性及专业性会议，由承办会议的处室部门负责在会议结束后三天内将有关文件材料、会议记录及照片、音像带等送交保密室存档。有关同志外出参加省以上会议带回的文件材料，经检查清点后五天内送保密室登记存档。
（二）基建档案，指省体育局兴建的办公楼、宿舍、运动场（馆）及其它建设项目，从酝酿决策到工程竣工全过程形成的文字、图表材料；省体育局购买、租赁房屋的文件材料及其进行改建、装修、维修的文字、图表。
归档办法：由负责基建工作的机构收集、整理各类基建档案材料，并按国家档案局、国家计委颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。基建文件材料应于工程竣工验收后半年内.（按要求立卷、装订、录入目录后）向综合档案室移交归档。
（三）会计档案，指省体育局财务会计、报表、帐簿、凭证、工资表及其他有关材料。会计档案由体育经济处负责整理归档，档案目录、年度决算报表于年度立卷后一个月内交综合档案室归档保管，帐簿、凭证由经济处负责保管。
（四）声像、照片档案，指省体育局承办或举办的重大活动、会议、比赛以及世界冠军获得者等的录像（音）带、照片。
归档办法：自声像档案形成后二个月内向档案室归档。各有关部门每年形成的运动训练技术资料录像带由各训练基地负责整理、归档保管。凡归档的照片（含底片）、录音（像）带必须有文字说明包括时间、地点、人物姓名及职务、内容、摄录者姓名。
（五）已故人员档案。本局机关干部、职工及省体育局系统处级干部死亡后，其个人档案在人事部门保存三年后移交综合档案室保管。
（六）竞赛档案。指省体育局承办的全国、省综合性运动会及国际重大的单项比赛活动中形成的具有保存价值的文件、材料（含秩序册、成绩册）。按国家体育局制定的《大型运动会档案管理办法》执行。
归档办法：全国综合性运动会和国际重大的比赛，由承办的各个部门指定专人负责收集、整理分类，于比赛结束一个月内向省体育局综合档案室移交文件材料及文件目录，经检查清点后办理移交手续。
全省综合性运动会，由承办市体育局指定专人负责收集、整理分类，于比赛结束二个月内向省体育局综合档案室移交文件材料及文件目录，经检查清点后办理移交手续。
三、档案的管理
省体育局的全部档案为一个全宗。全宗内的档案，按门类进行分类，按省档案部门的要求编制分类方案，分类及编号的方法应利于档案的保管和利用。
建立和健全档案工作各项制度，依章办事。把档案工作列入机关工作计划，列入有关部门和人员的职责范围。
四、档案的统计
建立档案统计制度。对档案的接收、移交、保管、利用、销毁等情况必须认真进行登记，按要求向上级档案部门报送档案工作情况统计表。
五、档案的保管
按照《档案保管制度》的要求，加强档案的保护。要设置专门库房，配备防盗、防火、防潮、防高温、防虫、防光、防尘设施，定期进行安全检查，发现问题及时向领导报告，并采取必要措施，保护档案的安全。
六、档案的利用
（一）档案人员要熟悉所藏档案的情况，根据工作需要，利用计算机做好检索工作，提高档案的查找利用效率，为本机关各项工作服务。
（二）综合档案室和机关各部门要按照《档案利用制度》和《档案保密制度》的规定，做好档案的利用和保密工作。
七、档案的鉴定和销毁
（一）根据省体育局制定的文书和业务档案的《档案保管期限表》，定期对保管期满的档案进行审查、鉴定，对确无保存价值的档案进行清理销毁。
（二）档案的鉴定工作，由局办公室领导与有关业务部门负责人组成鉴定小组，对拟销毁的档案提出审查意见，并报请局分管领导批准。
（三）销毁失去保存价值的档案，必须登记造册，由二人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册作长期保存。
八、档案的移交
（一）按国家规定，属永久保存的档案，在省体育局保管期满十五年后，连同目录一式二份向省档案馆移交，并办理移交手续。大型运动会档案按国家体育局要求，按质按时移交。
（二）省体育局所设立的临时机构，在其撤销、变动或工作结束后，应将其全部档案移交综合档案室。
（三）接收省体育局各处室所形成的档案。接收的档案必须经过检查验收，履行接收手续。
（四）省体育局内部机构变动时，凡未处理完毕的文件材料（不含密级文件），应移交给新的部门继续处理，并作为新单位的档案材料进行保存。
九、附则
各部门及直属单位可参照本办法，结合本单位的工作实际，制订实施细则，并报省体育局办公室备案。
本办法白发文之日起执行。
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